Каждый, кто пытается руководствоваться правилами тайм-менеджмента, рано или поздно совершает хотя бы одну из распространенных ошибок. К сожалению, некоторые в результате приходят к выводу, что все это не для них. И очень зря. В ваших силах навести порядок в делах, если знать, где подстерегают опасности, и что с ними делать. О том, где лежат «грабли», и как на них не наступить, нам рассказал Глеб Архангельский, генеральный директор компании «Организация времени» и автор популярных книг по тайм-менеджменту.

Ошибки планирования

Составляя расписание, легко впасть в соблазн расписать весь день по минутам. Те, кто пробовал следовать такому расписанию, подтвердят, что ничего хорошего из этого обычно не получается. «Это довольно распространенная ошибка, для устранения которой есть очень простое решение, - говорит Глеб Архангельский. - Оставляйте «зеленые зоны» - один час на каждые два часа. Если что-то в вашем расписании сместится, «полетит» не весь день. В целом такие «зеленые зоны» должны занимать 30-40% рабочего времени».

Другая крайность - стремиться к продуктивности, начиная день вообще без какого-либо плана действий. Это опасно, так как рабочий поток может «захлестнуть». Будут заходить люди, звонить телефон, приходить письма, и за этим можно провести весь день. В результате вам гарантировано неприятное ощущение, что в течение дня дел было очень много, но вы так ничего и не сделали. Чтобы избежать этого, обязательно выделите 10 минут - утром или вечером, когда вам удобнее - и спланируйте, что вам действительно важно сделать в течение дня. Это позволит немного отодвинуть суету и бороться с прерываниями, оценивая, насколько каждое из них действительно важно и заслуживает вашего внимания.

Составляя список дел, легко переоценить свои силы и запланировать слишком много. «Я рекомендую планировать отдельно встречи и отдельно задачи, советует Глеб Архангельский. - Пусть встреч будет меньше, а задач - больше. Задачами можно заполнять «пространство» между встречами, и у вас будет большая свобода выбора. Но относитесь спокойно к тому, что из обширного списка задач сделано будет не все. Это абсолютно нормально».

В процессе работы

Представив себе некий идеальный план рабочего дня, в реальности сбиться с правильного курса достаточно легко. Например, вы можете не совладать с потоком входящей информации и задач. Все это необходимо записывать, а многие этим правилом легкомысленно пренебрегают. «Страшная вещь - пытаться удержать все дела в голове, - считает Глеб Архангельский. - Список дел - это не план. Список дел обязательно должен быть, и все задачи должны быть в одном месте. И туда обязательно должны попадать новые возникающие дела. Желательно сразу же после поступления. Ведь записать новую задачу в список - это 10 секунд. Не нужно перегружать голову. Многие люди чувствуют себя замученными вовсе не потому, что много задач, а только потому, что они не записаны, информация не структурирована».

По его мнению, еще одна распространенная ошибка - не делать перерывы в работе. Рабочий поток захватывает, но всего 5 минут перерыва на час работы помогут вам быть гораздо продуктивнее. Выйдите из комнаты, полейте цветы, устройте физкультурную паузу. Существует даже специальная компьютерная программа, которая раз в час на 5 минут блокирует все приложения так, что вы вынуждены прекратить работу и сделать перерыв. Вообще отдых следует планировать так же, как и работу.

Системные ошибки

Пытаясь настроить личную систему тайм-менеджмента, многие в результате излишне ее усложняют. Чаще других эту ошибку совершают люди аналитического склада. «Я и сам этим «переболел», - замечает Глеб Архангельский, - сложные показатели, системы папочек и подпапочек и пр. В результате слишком сложная система отмирает, ведь на ее поддержание уходит очень много усилий. Я рекомендую воспользоваться «методом ограниченного хаоса». Не надо выстраивать слишком сложный порядок на все времена, достаточно попытаться немного упорядочить тот хаос, который уже есть. Попробуйте ввести одно правило или упорядочить какую-то одну категорию. Выращивайте порядок постепенно».

Не менее опасно слепо следовать рекомендациям экспертов по тайм-менеджменту, не принимая во внимание свои индивидуальные особенности. Нередко эти рекомендации бывают излишне догматичны. То есть один человек что-то для себя понял и начал всем остальным это в головы вдалбливать, поясняет Глеб Архангельский. «И вот люди пытаются строго следовать указаниям, игнорируя свои индивидуальные особенности, и в результате испытывают стресс и раздражение, решают, что тайм-менеджмент им в принципе не подходит, - говорит он. - Существуют разные типы личностей, и надо прислушиваться к себе. Брать какое-то одно правило и примерять его на себя, насколько оно подходит лично вам. Мы придерживаемся такого подхода: дать людям набор инструментов и учить их экспериментировать с ними. Возможно, человек научится использовать одну отвертку, будет все ей прикручивать, а молоток ему вовсе и не нужен».

Нередко люди пытаются с понедельника, с 1 января, после сдачи квартального отчета и т.д. начать вести новую «правильную» жизнь: начать все планировать, ходить в бассейн, вести здоровый образ жизни и пр. Но ресурсы человеческой воли ограничены. Пытаясь глобально перестроить привычную жизнь, человек в результате может продержаться не более трех дней, а затем сорвется и решит, что правильная жизнь не для него. «К сожалению, это наша национальная черта - широта души, стремление к размаху, максимализм и желание устроить революцию, - считает Глеб Архангельский. - Все или ничего. Внедрить этакую глобальную систему, а затем в итоге разочароваться и забросить. Не надо делать все сразу. Это как в спортзале. Не надо набрасываться на все тренажеры сразу, а потом неделю болеть. Лучше делать маленькие шаги. Достаточно внедрять один инструмент в неделю, экспериментировать с ним, корректировать, пока он не «приживется» в вашей практике. Затем внедрять следующий инструмент и т.д.»




По материалам: rb.ru